تعريف الهيكل التنظيمي وانواعه واهم وظائفه

يعتبر الهيكل التنظيمي من أهم عناصر الإدارة في أي مؤسسة أو منظمة، حيث يحدد كيفية تنظيم الأعمال والمهام وتوزيع الصلاحيات والمسؤوليات بين الموظفين والإداريين. ومن أجل فهم الهيكل التنظيمي وأنواعه ووظائفه، فإنه يتعين علينا البحث في هذا الموضوع بشكل مفصل.

تعريف الهيكل التنظيمي

يمكن تعريف الهيكل التنظيمي على أنه الترتيب الرسمي لتوزيع الصلاحيات والمسؤوليات في المؤسسة أو المنظمة، وذلك بما يسمح بتنظيم العمل وتحقيق الأهداف المرجوة بأقل تكلفة وجهد. وتتمثل أهمية الهيكل التنظيمي في تحديد السلطات والصلاحيات والمسؤوليات بين أفراد المؤسسة أو المنظمة، وتنظيم العمل وتسهيل التعامل بين الموظفين والإداريين.

أنواع الهيكل التنظيمي

تتنوع أنواع الهيكل التنظيمي حسب طبيعة المؤسسة أو المنظمة وحجمها ونوعية الأعمال التي تقوم بها. وفيما يلي سنستعرض أهم أنواع الهيكل التنظيمي:

1- الهيكل التنظيمي الوظيفي

وهو النوع الأكثر شيوعاً في المؤسسات والشركات الكبيرة، حيث يتم تنظيم الأفراد حسب وظائفهم الرئيسية مثل الإنتاج والتسويق والموارد البشرية والمالية وغيرها، ويتم توزيع الصلاحيات والمسؤوليات بين الإدارات المختلفة.

2- الهيكل التنظيمي الجغرافي

وهو الذي يعتمد على التقسيم الجغرافي للمؤسسة أو المنظمة، حيث يتم تنظيم الأفراد حسب المناطق الجغرافية التي يتواجدون بها، ويتم توزيع الصلاحيات والمسؤوليات بين الإدارات المختلفة في كل منطقة.

3- الهيكل التنظيمي اللامركزي

وهو الذي يعتمد على عدم وجود سلطة مركزية للإدارة، بل يتم تحديد الأهداف والمهام وتوزيع الصلاحيات بشكل مشترك بين جميع أفراد المؤسسة أو المنظمة.

4- الهيكل التنظيمي المصفوفي

وهو الذي يعتمد على توزيع الأفراد حسب وظائفهم الرئيسية وفقًا لمجموعات المنتجات أو الخدمات التي تقدمها المؤسسة أو المنظمة.

وبالإضافة إلى هذه الأنواع، يمكن وصف الهيكل التنظيمي أيضاً بأنه مرن أو صلب، حيث يمكن للمؤسسة أو المنظمة أن تعدل هيكلها التنظيمي وفقًا لتغيرات الظروف الداخلية والخارجية.

وظائف الهيكل التنظيمي

تتضمن وظائف الهيكل التنظيمي العديد من الأمور الأساسية التي يتوقع منها تحقيق الأهداف المرجوة، ومن بين هذه الوظائف:

1- تحديد السلطات والصلاحيات والمسؤوليات بين الإدارات والموظفين.

2- تحديد العلاقات الوظيفية بين الإدارات والموظفين، وضمان تدفق العمل بشكل سلس.

3- تسهيل عملية التنسيق والتعاون بين الإدارات المختلفة وضمان التواصل الفعال.

4- تحديد الهيكل التنظيمي للمؤسسة أو المنظمة بشكل يعكس استراتيجية الأعمال وأهدافها المستقبلية.

5- تحديد الوظائف التنظيم الإداري للمؤسسة أو المنظمة، بما في ذلك الإدارة العامة والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والتقويم.

6- تحديد الهيكل التنظيمي للمؤسسة أو المنظمة بشكل يعكس تحديد الأهداف والاستراتيجيات العملية لتلبية احتياجات العملاء والمستثمرين والموظفين.

7- توفير بيئة عمل جيدة وصحية وآمنة للموظفين، وضمان تطوير وتحفيز الكفاءات العاملة وتنمية المهارات والقدرات الجديدة للموظفين.

8- تحديد النهج والطرق الفعالة للتنمية والتطور الداخلي للمؤسسة أو المنظمة وتطوير العلاقات مع العملاء والموردين والمجتمع المحيط.

9- ضمان إدارة النزاعات الداخلية والتواصل مع جميع الأطراف المعنية في القضايا المتعلقة بالهيكل التنظيمي وتحسين علاقات العمل.

10- تطوير إدارة الجودة الشاملة والتعاون بين الإدارات والموظفين وتحسين عمليات الإنتاج والتسويق والتوزيع والخدمات المقدمة.

11- تحديد الأهداف والأولويات الاستراتيجية للمؤسسة أو المنظمة وتخطيط الإجراءات اللازمة لتحقيق هذه الأهداف.

12- تحديد الخطط والموارد المالية والموارد البشرية اللازمة لتحقيق أهداف المؤسسة أو المنظمة.

13- تحليل وتقييم الأداء العام للمؤسسة أو المنظمة وتقييم تنفيذ الهيكل التنظيمي.

14- التكيف مع التغييرات في بيئة الأعمال والتحديات الجديدة وضمان تطوير المؤسسة أو المنظمة بشكل مستمر وتحديث الهيكل التنظيمي والعملية الإدارية بشكل دوري.

ومن المهم الإشارة إلى أن الهيكل التنظيمي يمكن أن يتأثر بالتغيرات الداخلية والخارجية التي تحدث في المؤسسة أو المنظمة، ومن بين هذه التغيرات تغييرات في السوق والتكنولوجيا والتطورات الاقتصادية والتغييرات الاجتماعية والثقافية. ولذلك، يجب على المؤسسة أو المنظمة أن تحدث الهيكل التنظيمي بشكل دوري لتلبية متطلبات العصر والتكيف مع التحديات الجديدة.

خلاصة: يعتبر الهيكل التنظيمي أحد العناصر الأساسية في الإدارة، ويتم تنظيمه بطرق مختلفة حسب طبيعة المؤسسة أو المنظمة وأهدافها ونوعية الأعمال التي تقوم بها. ومن أهم وظائف الهيكل التنظيمي تحديد السلطات والصلاحيات والمسؤوليات بين الإدارات والموظفين، وتحديد العلاقات الوظيفية بينهم، وتحديد الهدف الاستراتيجي للمؤسسة أو المنظمة، وتوفير بيئة عمل جيدة للموظفين، وتطوير الجودة الشاملة والتعاون بين الإدارات والموظفين. ويجب على المؤسسة أو المنظمة تحديث الهيكل التنظيمي بشكل دوري لتلبية متطلبات العصر والتكيف مع التحديات الجديدة.